Tangerang Selatan – Wakil WaliKota Tangsel Pilar Saga Ichsa mendorong Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Tangerang Selatan menjadi data center dan muara semua organisasi perangkat daerah, dinas serta kewilayahan untuk mengumpulkan arsip atau dokumensi terkait apa yang sudah dilakukan.
Menurut Pilar, arsip penting bagi kemajuan sebuah kota.
Menurutnya, arsip bisa jadi pembelajaran di masa depan.
“Sekarang sih mayoritas pengarsipan digital. Justru lebih hemat ruang dan lebih aman,” ucapnya, Selasa (21/11/2023) dalam sosialisasi gerakan nasional sadar tertib arsib.
Kata Pilar, arsip digital pun harus memerhatikan sistem keamanannya.
Adapun arsip akan dokumen program dianggap penting disimpan karena bisa jadi evaluasi dan pembelajaran di masa depan.
Tangerang Selatan sendiri terbentuk dari pemekaran dengan usia 15 tahun.
Pilar pun menyinggung motto Kota Tangerang Selatan sebagai kota cerdas dan modern.
“Pengarsipan ini harus dilakukan secara rapi, bahkan sudah digital dan tak manual. Memang ada arsip lama yang konvensional. Ke depan arsip tak lagi ruangan gudang melainkan data center,” katanya.
Sementara Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Toto Sudarto menyebut dari 14 organisasi perangkat daerah, delapan diantaranya sudah tertata arsip inaktifnya.
Kata Toto, setiap OPD harus bisa memisahkan arsip aktif maupun inaktif untuk mempermudah pengelolaan arsib.
Sementara arsip kelurahan dan kecamatan ditargetkan sesegera mungkin.
“Arsip itu sebenarnya ada tiga akuisisi, penggunaan dan penyusutan,” katanya.
Ketika ketiga proses tersebut jalan, dan statis diserahkan ke LKD maka daur ulang arsib akan berjalan.
Toto menyebut kendala yang dihadapi dalam pengarsipan yakni sumber daya manusia.
“Kebanyakan tidak punya sumber daya pengelola file yang tidak tetap. Kebanyakan yang jadi Arsiparis pindah setelah dua tiga tahun kerja, jadi yang baru mesti dilatih lagi,” katanya.
Kemudian, kendala kedua yaitu belum ditentukannya arsiparis murni.
Saat ini hanya ada 11 orang arsiparis murni dan tersebar di sejumlah organisasi perangkat daerah.
“Menurut formasi dari MenPAN harus punya 43 arsiparis murni,” tutupnya.
Laporan: STW
